Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

1 974   6-05-2017, 12:26
Грамотное ведение бизнеса невозможно без эффективной организации рабочего дня. Отличным помощником в этом деле могут стать Онлайн-органайзеры или календари.

В этой статье мы расскажем об основных функциях календаря OneBox. Помните, чем меньше времени уходит на планирование, тем больше его остается на работу.

Рассмотрим подробнее, как работать с этим программным инструментом.

Планирование

Рабочий день начинается с постановки задач. Внести задачу в календарь поможет кнопка «Создать задачу» (Create task). Заполняем следующие поля:

> Название задачи (Task name);
> Ответственный (Employee);
> Бизнес-процесс (Workflow), по которому будет выполняться задача.

Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

Остальные поля могут быть заполнены по необходимости:

> Описание (Description) — подробное описание необходимого действия и желаемого результат (например, добиться встречи с клиентом и определить его перспективность);

> Проект (Project), к которому относится задача;

> Клиент (Client) — задачу можно привязать к конкретному клиенту. При этом, его контакты автоматически подтянутся, а в случае их отсутствия, OneBox предложит обновить имеющуюся информацию, не прерывая создание задачи.

> Приоритет (Change priority) — важность задачи (градация их пяти уровней A,B,C,D,E);

> Теги (Tags) для быстрого поиска по базе;

> Запланировать (Schedule) — указываем дату предполагаемого события или начала действия;

> Выполнить до (Deadline) — дата завершения работы, система уведомит участников процесса об окончании отведенного для выполнения задачи времени.

> Приложить файлы (Attach files) — здесь можно прикрепить все необходимые для выполнения задачи файлы: документы, изображение, звуко- или видеозаписи.

Если задача является заказом - нажмите кнопку (Create order), появится дополнительное поле — Добавить продукты (Add products).

Кнопка «Создать задачу» (Create task) есть над каждым днем недели, что позволяет внести очередную задачу, оценивая всю неделю в целом и загруженность каждого дня в частности. Тогда дата выполнения и исполнитель подтянутся в задачу в автоматическом режиме.

Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

Вдобавок, система может самостоятельно внести задачи, учитывая входящие обращения и заказы от клиентов. Более подробно об этом можно узнать в статье «Как превратить письма в задачи»

Постановка задач сотрудникам

Обратите внимание на фильтр (слева), позволяющий просматривать планируемые задачи каждого сотрудника в отдельности. Руководитель может самостоятельно ставить новые поручения своим подчинённым.

Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

Также система позволит отфильтровать нужные задачи, согласно необходимым параметрам: по региону, дате, статусу и прочим критериям.

Перенос задач

Обстоятельства не позволили выполнить задачу в срок? Ничто не останется без внимания, система уведомит Вас и переместит задачу на следующий день.

Быстрое перемещение задач (drag and drop)

Перенос задачи осуществим в один клик – нужно лишь перенести её, захватив левой кнопкой мыши.

Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

Массовое редактирование задач

В случае необходимости изменения параметров в нескольких задачах одновременно, не нужно заходить в каждую из них. Достаточно поставить галочку «Выбрать задачи» и отметить необходимые задания для внесения поправок.

Календарь OneBox — инструмент планирования Вашего бизнеса

Когда требуемые задачи отмечены, воспользуйтесь фильтром справа (нажмите на серую вертикальную полоску на правом краю монитора) для редактирования.

Маркировка

Не стоит забывать и о визуализации. Пользователь может самостоятельно настроить цвет для своих задач, исходя из нужного признака: бизнес-процесса, этапа выполнения и т.д. Задачи, объединенные общим свойством, окрашиваются в единый цвет, что позволяет быстро сориентироваться и привлечь внимание к нужному событию. А выполненные задачи приобретают нейтральный серый цвет.

Хранение информации

Календарь не только поможет навести порядок в ежедневном графике работы сотрудников, но и станет незаменимым помощником в управлении бизнесом. У руководителя всегда есть доступ к делам подчиненных: можно контролировать ход работы, скорость выполнения отдельных задач, эффективность деятельности отдельного сотрудника. Система самостоятельно поставит задачи, учитывая запросы клиентов, отправит уведомления, проконтролирует успеваемость и соберет всю информацию в статистические данные.

Календарь OneBox будет надежным другом для Вашего бизнеса и поможет достичь новых высот.

Контакты:

https://crm-onebox.com/ru/

+380 (44) 332-93-25

инфо: Антон Сорока
фото: OneBox