Google Sheets и автоматическая рассылка отчетов из Google Analytics

количество просмотров1 464   9-07-2016, 17:33
Как с помощью Google Sheets сделать автоматическую рассылку отчетов из Google Analytics? Немалая часть деятельности аналитика связана с периодической отчетностью. Дашборды Google Analytics позволяют настроить автоматическую отправку определенной части информации, тем самым упростив регулярное получение.

автоматическую рассылку

В некоторых случаях перед специалистом стоит задача создать собственный отчет, что невозможно сделать с использованием стандартного функционала дашбордов. Такая ситуация может возникнуть при необходимости:

• добавить изменения в динамике для сравнения различных периодов;

• сравнить определенные данные с показателями за выбранный или текущий период;

• выбрать такой определенный временной промежуток или графики, недоступные в стандартном функционале Google Analytics.

Далее мы рассмотрим ситуацию, когда необходимо было сделать отчет для отправки каждый день, показывающий определенные цифры и демонстрирующий динамику изменений в удобной форме.

Реализовать эту задачу можно с помощью Google Sheets. Имеющиеся там инструменты дают возможность сформировать такой отчет, который предоставит вам всю необходимую информацию для полной и эффективной аналитики. В нем также можно создавать диаграммы и изменять форматирование под любые требования.

Проблема в том, что отчет открывается по ссылке, а это часто неудобно, особенно если необходимо продемонстрировать его определенным кругу лиц. Чтобы не открывать доступ к учетной записи Google Analytics, можно создать автоматическую рассылку. Для этого в магазине дополнений браузера Chrome представлен ряд удобных приложений, распространяемых бесплатны, если не требуются их особые функции. Альтернативно можно автоматизировать рассылку из Google Sheets, воспользовавшись Google Apps Script – приложением для изменения скриптов.

Как интегрировать скрипт в ваш отчет

Для удобной подготовки отчетов в Google Sheets можно воспользоваться Google Analytics. Он отличается удобным и несложным интерфейсом, позволяющий генерировать запросы к API Google Analytics, проводить автоматизацию вызовов для обновления создаваемых отчетов с заданной частотой. Также можно настроить фильтрование данных и группировку их в нужном для пользователя виде, добавить различные диаграммы и графики для наглядности результата.

Во многом редактор скриптов Google напоминает javascript. С его помощью можно добавлять различные функции не только в Sheets, но и в Docs с Forms. В любом из приложений можно активировать редактор скриптов. Все они запускаются на серверах Google, что позволяет проводить автоматическую отправку отчетов в строго заданное время, в том числе, если компьютер, с которого вы работали в Google Sheets, будет в этот момент выключен.

Подготавливаем Google Sheets

В первую очередь необходимо активировать доступ по ссылке, перейдя во вкладку настроек доступа. В результате все пользователи, у которых будет ссылка, сможет просматривать отчет, не заходя в службу. После настройки рассылки, иногда попявляется проблема с не открывающимся PDF-файлом. В этом случае необходимо посмотреть, включен ли доступ по ссылке.

Порядок добавления кода в Google Sheets

Теперь необходимо добавить код в приложение:

1. Запустите «Редактор скриптов», который расположен во вкладке «Инструменты».

автоматизация рассылки

2. Вставьте скрипт в появившееся окно.

3. Внесите изменения, в том числе текст рассылаемого сообщения и кто будет его получать, в соответствии с указанными далее инструкциями.

4. Дать скрипту название и выполнить его сохранение.

автоматизация рассылки

5. Теперь остается только запустить скрипт.

автоматизация рассылки

Предварительно понадобится провести авторизацию скрипта, поэтому шаги 4 и 5 нужно будет сделать bcrk.xbntkmyj при первоначальном запуске.

Тонкая настройка кода под свои параметры

Получить код, чтобы вставить его на 2 этапе, можно на GitHub. Его нужно скопировать прямо в редактор, запущенный на 1 шаге, а после сохранить и внести изменения в часть строк.

Изменить следует:

• строку 19, в которой указаны пользователи, которым должно прийти ваше письмо;

• строку 30, здесь записана тема отправляемого сообщения;

• строка 33, здесь представлен текст, находящийся в теле сообщения. При редактировании этой строки рекомендуется не применять особых символов, чтобы не испортить скрипт. Поэтому для апострофа вставьте \' и для кавычек \". Переход на новую страницу выполняется через \n и табуляция с помощью \t;

• строка 65 содержит имя рассылаемого PDF-файла.

Скрипт был разработан, чтобы один из листов в Google Sheets переводился в PDF. Когда создается документ в приложении, самый первый лист получает идентификатор Google ID, записываемый в виде GID=0. Чтобы в рассылке использовался другой лист, либо при необходимости убрать первую вкладку, следует отредактировать скрипт. В строке 55 нужна отредактировать номер GID, найдя подходящий в самом конце URL нужного листа в приложении Google Sheets.

Запуск рассылки

Начать слать письма можно с использованием заранее заданного расписания или вручную. Чтобы сделать самостоятельную отправку письма, необходимо выбрать вкладку «Выполнить» и там подпункт emailAsPDF.

автоматизация рассылки Расписание добавляется через вкладку «Ресурсы», где нужно выбрать пункт «Триггеры текущего проекта», который также представлен пиктограммой часов. Затем щелкните по «Добавить триггер» и в выпадающем меню отметьте функцию рассылки, такую же как прошлом пункте, а затем настройте частоту и время отправки писем.

автоматизация рассылки

Также вы можете настроить отправку на ваш e-mail уведомлений, чтобы знать, если случилась какая-то ошибка. Когда настроена автоматическая подготовка обновлений в Google Sheets, то необходимо установить последовательные временные промежутки между его созданием и рассылкой пользователям. Сначала отчет, а последующим интервалом отправка писем.

инфо: Егорка

фото: pcnews