Полезные подсказки для пользователей почты Gmail

количество просмотров1 661   31-10-2016, 18:40
Наши друзья, ребята из Textroid подготовили руководство к действию, сжатый план работы с Gmail.

Дата создания почты Gmail приходится на первые числа апреля 2004 года и с момента появления почта завоевала многочисленную армию поклонников, но как настроить почту gmail грамотно, многие не знают и сегодня. Однако если вы простой обыватель, мы готовы поспорить, что у вас недостаточно познаний, касающихся всех функций виртуальной почты.

Полезные подсказки для пользователей Gmail

Настройка внешнего вида Gmail

Если вы не приверженец стиля минимализма по умолчанию, то поройтесь в настройках тем и добавьте яркости оформлению страницы почты. А если предложенные образцы вас не впечатлили, то можете загрузить свою тему.

Помимо этого, в качестве бонуса представляется функция выбора размера окна. Любители открывать несколько окон одновременно оценят компактный режим интерфейса.

Импортируйте контакты

В случае необходимости переноса данных с прежней почты на новую, нужно всего лишь открыть раздел настроек, выбрать Аккаунты, далее – импорт. Правда, по завершении импорта данных, Gmail перестанет оповещать вас о поступлении новых писем.

Позаимствуйте удачные идеи у Outlook

То бишь, если вы привыкли работать с корпоративной почтой в Outlook, когда письмо отображается по соседству со списком входящих, то нет нужды отказываться от удобного формата. Клавишу управления Областью просмотра вы найдете в настройках, относящихся к главной странице.

Особым письмам – особый статус

Почта Gmail поможет выделить важные сообщения. Найдите в Настройках папку «Входящие» и выберите функцию отслеживания действий. Сервис поможет в сортировке писем по статусу важности. Следующим этапом выберите строку «Включение маркеров». Нажмите кнопку «Игнорирование фильтров» и в верхней части раздела смените категорию «Входящие сообщения» на «В первую очередь важные». Заключительным шагом в «Общих настройках» установите управление уведомлениями, приходящими на рабочий стол. Теперь важные письма не ускользнут от вашего внимания.

Долой цепь сообщений

Кому-то нравится, что входящее ответное письмо пестрит предыдущей перепиской, а кого-то это раздражает. Если вы в числе второй группы, то можете отключить данную опцию. Найдите в «Общих настройках» пункт «Цепочка сообщений» и остановите его работу. Последующий просмотр почты не заставит вас наблюдать историю переписки. Папка «Входящие» также укомплектует сообщения в отдельные самостоятельные письма, каждое из которых доступно для клика.

Архивация вместо удаления

Gmail позаботился о том, чтобы письма при необходимости не удалялись окончательно, а оседали в архиве, ведь вдруг потребуется восстановить какие-либо данные...

Однако, не забываем чистить…

Объемы архива, конечно, впечатляют своим размером, но не стоит злоупотреблять. Если архивировать все подряд, то настанет день, когда свободные ресурсы будут исчерпаны. Поэтому найдите и нажмите в поисковой строке маленькую стрелку, а в открывшемся окне выберите категорию «Прикрепленные файлы». Проставьте размер 10, затем кликните «Найти». Система просканирует все сообщения и выделит те, чей объем зашкаливает за 10 Мбайт. Отметьте ненужные и отправьте их в корзину.

С глаз долой, из почты вон

Ответив на письмо, вряд ли вы нуждаетесь в том, чтобы оно продолжало храниться во входящих сообщениях. Полезная функция отправки и автоматического оседания в архивных документах поможет сразу же после ответа удалить письмо из входящих. Войдите в общие настройки и добавьте вышеназванную опцию. Теперь, отвечая на сообщение, вы вправе выбрать, оставаться ему во входящих или сразу перемещаться в архив.

Организации почты с помощью фильтров

У Gmail есть опция отметки письма ярлыком. Значки установленных вами ярлыков будут висеть в виде папок слева. Просматривая письмо, выберите кнопку, отвечающую за Ярлыки. Нажав ее, вы создадите новый. При этом можно использовать уже имеющийся ярлык, подтянув его из списка и кликнув на письмо. Также вверху справа находится кнопка «Еще», нажав на которую, можно воспользоваться функцией фильтрации похожих писем. Вы сможете систематизировать почту по своему усмотрению и, например, создать персональные папки для конкретных абонентов. Более подробную информацию можно почерпнуть в разделе «Помощь».

Докупите памяти

Устали от бесконечной сортировки писем в почтовом ящике и от проверки доступного объема хранилища? Тогда покончите с этим раз и навсегда! За символическую ежемесячную плату в размере 140 рублей вы получите дополнительную память, которая распространяется помимо почты и на такие сервисы, как GooglePhotos, GogleDrive. Кнопка подключения услуги находится внизу слева. Нажмите «Управление» и перейдите по указанной ссылке. Сервис представляет несколько тарифных планов на ваш выбор.

Оцените обзор просторов почты

Если вам необходимо иметь под рукой множество открытых писем одновременно, максимально увеличьте размер окна. С этой целью в общих настройках найдите третью строку сверху. У вас есть возможность сделать открытыми от десяти до ста писем сразу.

Установите цветную шкалу значимости

Все знают, что маркируя сообщение звездочкой, мы тем самым обозначаем его значимость. Но значимость тоже может различаться. В общих настройках найдите строку «Звезды», кликните на отметку «Все». Впоследствии, отмечая степень важности письма звездой, нажимайте на нее вторично и выбирайте необходимый цвет. Также существует возможность выбора восклицательного знака, знака вопроса и других символов.

Поменяйте статус письма

Почтовый ящик может нести в себе функцию списка дел, подлежащих выполнению. Выберите справа сверху пункт «Еще», найдите опцию «Добавить в задачи» и письмо преобразуется в задачу, к которой будет приложена ссылка на исходное письмо.

Не теряйте непрочитанные сообщения

В разделе настроек «Лаборатория» нажмите кнопку «Значок непрочитанного сообщения». Если Gmail присутствует на вашей панели инструментов постоянно, то теперь вы всегда будете в курсе, сколько непрочитанных писем ждет своей очереди.

Доступ к почте в отсутствие интернета

Если ваш браузер по умолчанию Chrome, то вам доступна функция почты в режиме оффлайн. Конечно, если интернет не подключен, то вы не отправите сообщение и не получите нового письма, но перечитывать входящую корреспонденцию очень даже можно, а также можно написать черновик нового письма и сохранить его до возвращения в режим онлайн. Функция доступна в «Настройках», пункт «Оффлайн».

Добавьте хозяина

При отсутствии сил, времени и желания работать с письмами, можно перепоручить заботы подчиненным. В разделе «Настройки» выберите пункт «Аккаунты и импорт» и подключите опцию предоставления доступа к аккаунту. Таким образом, ваша почта станет доступна еще одному пользователю Google. Он будет не вправе поменять настройки профиля и пароль, но сможет работать с письмами, которые по-прежнему в качестве отправителя будут указывать ваше имя.

Установите блокировку на сообщения

Есть категория людей, которые не понимают правил хорошего тона, и в этом случае вас выручит блокировка сообщений. Получив нежелательную корреспонденцию, найдите вверху справа стрелку, указывающую вниз. Выберите пункт «Заблокировать адресата». Теперь вы сможете спать спокойно, человек, написавший письмо не сумеет достучаться до вашей почты, все его сообщения сразу попадут в папку со спамом.

Вспомните былое

Нуждаетесь в быстром поиске письма, полученного годы назад? Придет на помощь функция «Переписка». Наведя курсор на имя адресата, нажмите на выше обозначенную кнопку в появившемся окне визитки, и получите обор всех сообщений, когда-либо полученных от данного собеседника.

Ошибочный адрес

Наверно, со многими случалось, что письмо случайно уходило не по тому адресу. Во избежание подобных недоразумений попробуйте воспользоваться функцией отмены отправления. В общих настройках выберите опцию «Отмена отправки», плюс есть возможность отложить отправление корреспонденции, которое по времени варьируется в пределах 5 – 30 секунд.

Уйти не прощаясь

Устали от групповых бесед? Можно незаметно уйти от темы разговора, выбрав пункт «Цепочка писем» в разделе «Еще». Кнопка «Игнорировать» избавит вас от ненужных писем. Если же у вас возникнет желание возобновить беседу, кликните опять «Цепочку писем» и отмените действие блокировки.

Создание аккаунтов без лишних проблем

В случае возникновения необходимости зарегистрировать новую почту, создайте виртуальный аккаунт. Для этого добавьте что-либо в промежуток между значком собаки и Gmail.com. Приписав, к примеру, eBay или Shopping, вы получите возможность участвовать в акциях, копить бонусы или посетить интернет – распродажу, а письма, пришедшие на новые адреса, упадут в вашу почту.

Пишите письма, даже находясь в "спящем"

Удивите своих собеседников недюжинной работоспособностью. Покопайтесь в расширениях и установите Boomerang, с его помощью вы сможете спланировать время отправки письма. В бесплатной версии предусмотрен лимит количества отправки писем до десяти экземпляров. Также Boomerang напомнит о сообщениях, которые не нуждаются в срочных ответах, но и не должны перейти в статус забытых.

Настройте автоматические ответы

Бывает, что почта пестрит письмами похожего содержания и чтобы не терять драгоценное время на ответы, воспользуйтесь «Шаблонами ответов», которые расположены в разделе настроек «Лаборатория». Написав однажды шаблонное письмо, раз за разом отправляйте его в качестве ответа.

Оставьте мышь в покое

Перестаньте мучить мышь, ведь у вас есть быстрый доступ и часть клавиш уже активна по умолчанию. Более подробную информацию вы получите в разделе общих настроек, кликнув строку «Быстрые клавиши». Щелкните кнопку знака вопроса на клавиатуре и получите на экран таблицу всех вариаций сочетания клавиш, помогающих облегчить работу с почтой.

Отпустите почтовые службы на самотек

Выберите в «Настройках» пункт «Импорт аккаунтов» и добавьте посторонний почтовый ящик. Используя опцию «Отправить сообщение как…» вы сможете отправлять письма, содержащие посторонний адрес с Google аккаунта.

инфо и фото: Елена Винздор

копирайтер / рерайтер студии Textroid